Kinek az ügye a múzeum ügye? - az érintetti mátrixról 1.

Ha feltennénk azt a kérdést, hogy kik a múzeum működésének legfőbb szereplői,  sokan elsőre három csoportot sorolnának fel: látogatók, munkatársak, fenntartó. Őket említjük a legtöbbször, de még róluk is hiányosak az információink. A múzeumi terület egyáltalán nem csak három szereplőről szól, ennél szerencsére sokkal több partner dolgozik vagy dolgozhatna együtt. Nagyon gyakran halljuk, hogy mennyire erőforráshiányosak a múzeumok. Mivel ez kétségkívül így van, elengedhetetlen a nyitás többféle érintett csoport felé, egyfajta differenciált gondolkodás kialakítása a különböző partnerekkel való együttműködésben. Azzal, hogy egy intézmény végiggondolja, hogy milyen lehetőségei vannak az érintetti hálózatának építésével kapcsolatosan, lehetőségeket fedez fel , esélyt kap arra, hogy megvalósíthassa projektjeit, terveit, stratégiáját.

A gondolkozás fókuszába ugyanis az kerül, hogy közösen hogyan tud a múzeum, és végső soron a múzeum és környezet  többé válni. Ezzel az eszközzel az intézmények a saját sorsuk alakulására nagyobb ráhatással lehetnek ahelyett, hogy csak várnának:  a kívülről érkező támogatásra vagy arra, hogy a dolgok valamiképpen jóra forduljanak körülöttünk. .

A Mendelow mátrix bemutatására alapozott mostani 5 részes cikksorozatunkkal és a témához kapcsolódó programjainkkal szeretnénk, hogy a múzeumok megfogalmazott céljaikat és missziójukat minél könnyebben  meg is valósítsák. Látható, hogy a kudarctól való félelem sokszor a célok megfogalmazásának az akadálya: “ez úgysem fog sikerülni”, vagy “nem fogjuk tudni megcsinálni”. Amikor mi a tervezés mellett tesszük le a voksot, amellett érvelünk, hogy a hatékony működés elengedhetetlen eleme az, hogy tisztában legyünk jól definiált közös céljainkkal, és lássuk, hogy milyen úton szeretnénk elérni azokat. Ha nem sikerül? Ha csúszik? Ha átalakul a terv? Nem baj, erre való az újratervezés. A tervezés és az újratervezés ugyanúgy fontos része a munkának, és még ha időigényes is, időt spórol azzal, hogy nem sötétben tapogatózunk vagy várakozunk éveken át, hanem lépésről lépésre haladunk, és a lehetőségeinket egyre szélesebb körben megismerjük és jó esetben kiaknázzuk.

Tanuljunk egymástól, kezdjünk el együttgondolkodni az érintettekkel a múzeumokról! 

A kettős szerzőségben nem pusztán két hasonló hátterű és gondolkodású személyiség meglátásait állítjuk párhuzamba, hanem a közös gondolkodásnak ugyanúgy teret adtunk és adunk a közös munka folyamatában, ahogy ennek jelentőségét a jelen sorozattal hirdetjük is. Hisszük, hogy a közös gondolkozás terében tudnak az eltérő szempontok megjelenni, egymáshoz képest viszonyba kerülni, és a termékeny gondolkozás során nem áldozat egyes gondolati elemek kiiktatása, módosítása a tervből, hanem az egymás általi inspiráltság gazdagító hatását éljük meg. Kedves Olvasó, te vagy most ennek a gondolkodásnak a harmadik szereplője. S nézzük, hogy kik is vagyunk mi:

Csordás Izabella PCC jelenleg coachként, team coachként, szervezetfejlesztőként szabadúszóként dolgozom. orábban 15 évet dolgoztam múzeumi, alkalmazottként, középvezetőként. Eredetileg közgazdászként végeztem, innen hozom a tényekre, az adatokra és összefüggéseikre való támaszkodást.  Ez a vonal a coaching tevékenységemben is meghatározó. Ahogy az is, hogy a múlt tapasztalataiból, a jelen megéléseiből és jelenlévő erőforrásokból, energiákból merítve támogatom a jövő tudatos tervezését. Szeretném megélni, hogy a tudatos tervezés a hazai múzeumi intézmények szemléletének, működésének, kultúrájának markáns elemévé válik a felsőbb rendező elvekre való kimutatás helyett. Bízom benne, hogy a magyar múzeumok képesek olyan kritikai gondolkodás gyakorlására, amire tevékenységükkel a látogatóközönséget maguk is ösztönzik.

Mácsai Ágnes, kulturális tanácsadó vagyok. Két fő területem a látogatókutatások és az értékelések készítése. Vallom, hogy a szisztematikus, átgondolt adatgyűjtés segíti a kulturális intézmények munkáját, céljaik elérését és missziójuk megvalósítását. Megalapozott adatgyűjtésekkel, mérésekkel és értékelésekkel segíthetjük, hogy a döntések jobban alátámasztottak legyenek és ezáltal jobb döntések is születhessenek. Izabellához hasonlóan én is közgazdászként végeztem, majd később kulturális menedzser képesítést is szereztem. Szeretném, ha Magyarországon is felfedeznék a múzeumok, hogy az értékelések,  látogatókutatások készítése elengedhetetlen része kell, hogy legyen a mindennapi munkának. Nem a találgatások és a megszokások fogják előrébb vinni a területet, hanem a tények és a helyesen levont következtetések. Azon dolgozom, hogy ezt minél többeknek megmutassam.

A TÉMA

Ahogy látható, mindketten sokat dolgozunk adatokkal, mérhetőséggel, illetve modellekkel. A tervezés-újratervezés ciklusban jól használható modellt választottunk ezért témaként, méghozzá olyat, ami a múzeumok hatalma, azaz az ICOM 2022-es témájához illeszkedik.

A stakeholder-analízis, amelynek keretrendszereként az érintetti mátrixot mutatjuk be, ahhoz nyújt mankót a múzeumi vezetőknek, a felsővezetésnek, hogy a múzeumi működés érintettjeivel való kapcsolatukat tudatosan alakítsák, és így a napi működésükbe olyan lépéseket, cselekvéseket integráljanak, amelyek a kitűzött céljaik megvalósításához járulnak hozzá. Ezáltal a múzeumok még jobban birtokba vehetik hatalmukat, és alakíthatják az őket körbevevő erőteret. 

Az idei ICOM konferencia jelmondata, hogy “A múzeumoknak van hatalma, hogy jobb hellyé tegyék ezt a világot.” Ezzel mi is egyetértünk, és hangsúlyozzuk a hatalommal járó felelősséget is. Ugyanis a közpénzen a közérdeket szolgáló múzeumoknak szerintünk felelőssége is, hogy sikeres projekteket, stratégiát valósítsanak meg.

Márpedig az érintettek feltérképezése bármely projekt sikerének a kulcsa lehet. Ha átlátjuk az érintetteket, képessé válunk az elvárásaik megértésére, azoknak való megfelelésre. A kulcs-érintettek szempontjainak megértése és beépítése legtöbbször a projekt megvalósításának sikerkritériuma.

A komplex rendszerek 2x2-es modellekben való megjelenítése gyakori a tanácsadó és szervezetfejlesztő világban. Alkalmazásuk túlzó egyszerűsítésnek tűnhet, mi mégis amellett érvelünk, hogy ez az egyszerűsítés közelebb segíti a döntéshozókat a lehetőségek tisztább megértéséhez és megéléséhez. Nem gondoljuk, és nem is javasoljuk, hogy bármilyen modellt, akár az 1991-ben Mendelow által elkészített érintetti mátrixot receptként kezelje valamely szervezet, ugyanakkor javasoljuk, hogy a gondolkodási séma lekövetésével találják meg saját lehetőségeiket és a kihívást jelentő helyzetekre saját megoldásaikat.

Ha most projekt alatt a múzeum által deklarált stratégiai célok megvalósítását értjük, akkor az érintettek mindazok, akik a múzeumi stratégia sikeres megvalósítására hatással vannak, vagy a stratégia sikeréből részesülnek, azaz akiket a mindennapi és időszakos tevékenység érint: akiknek az örömére szolgál, akiknek a munkájába kerül, akik tanulnak belőle, akik tanulnak általa, akik pénzt fektetnek bele, akik nyereséget remélnek tőle, és sorolhatnánk. Ők az érintettek.

A mátrix az érintettek kétféle minőségét vizsgálja:

• az érintettek érdekeltségét (részvételét, bevonódottságát), ami alatt azt értjük hogy bizonyos csoportok vagy szereplők milyen formában és gyakorisággal kerülnek az intézménnyel kapcsolatba. Ez megvalósulhat a valódi térben és a digitális világban is. Az érdekeltség nagyságának megállapításakor nagy szerepe van annak, hogy valaki milyen, az intézmény érdekében végrehajtott cselekedetet lesz hajlandó megvalósítani (pl.: ajánlja az intézményt, anyagilag támogatja stb.). Ahhoz, hogy valaki érdekeltté váljon egy múzeum életében, a legtöbb esetben szükséges az intézménynek az illetőt meghívnia, vele szemben kezdeményezőként fellépnie. A minél magasabb szintű bevonódottság egyre nagyobb erőforrást jelent az intézmény számára, azáltal, hogy ezek az érintettek egyre többet áldoznak majd a múzeumi működés erősítésére saját érdeklődésükből, elkötelezettségükből, energiájukból vagy vagyonukból.
• az érintettek hatalma, avagy befolyása  alatt olyan hatáskifejtés potenciálját értjük, ami a vizsgált tevékenységet/projektet előnyösen vagy hátrányosan érintheti. Szó lehet anyagi vagy erkölcsi támogatásról, ellenérdekeltségről, vagy ártó közönyösségről, túlzott kritkusságról is. A hatalom kapcsán fontos megjegyeznünk, hogy a számunkra előnyös hatalommal élő érintettekkel való kapcsolódásunk kulcseleme lehet, hogy rádöbbentsük őket a hatalmuk erejére és az ebben rejlő -a mi sorsunkat meghatározó felelősségre. Azaz hozzuk őket biztonságban, felelősségteli, jól informált helyzetekbe. Míg a számunkra hátrányos helyzeteket előidéző hatalom gyakorlóival való kapcsolódásunk szorossága is meghatározza sikereinket: minél inkább bevonjuk őket, érdekeltté tesszük tevékenységünkben, annál jobban tudjuk a hatalmuk gyakorlásának jellegét is alakítani. Azaz nem pusztán a sorsunk alakulására vonatkozó pozitív vagy negatív hatás az, ami az érintettekkel a kapcsolat szorosságát befolyásolja egy tudatos működéstervezésben, hanem a kapcsolódásban meglátott lehetőségek, a nem kapcsolódás rizikója is.

Most képzeld el, kedves Olvasó,  a legkedvesebb múzeumodat (lehet ez az, ahol dolgozol, ahol önkéntes vagy, amit szponzorálsz, amit gyakran látogatsz, stb). Te hova helyeznéd magadat az alábbi mátrixban?

Ha múzeumban dolgozol és kíváncsi vagy, mit lehet ebből a mátrixból kihozni, gondold végig a következő kérdéseket:

• Kik a te szervezeted/tevékenységed érintettjei? 
• Te kiket hova tennél a mátrixban? 
• Kikkel ülnél le a szervezetedben a mátrixot átbeszélni?
• Milyen célt akarsz elérni? (a szervezeti jövőkép megvalósítására vagy egy projekted sikerességének biztosítására használnád a mátrixot?)

A FOLYTATÁS

A következő négy hétben bemutatjuk egy-egy negyedét a mátrixnak, így végül összeállítunk egy képet arról, hogy mi hogyan is látjuk az érintetti mátrixot. A cikkeket a MúzeumOD Blogon és a Kulturális értékelés oldalakon tesszük közzé és a kapcsolódó programokról is itt adunk hírt. Ahogy az a mostani, első cikkből is látszik, az érintettek, érdekeltség és a hatalom témaköre nagyon sokrétű, érdemes vele többet foglalkozni, időről időre visszatérni rá. Aki látja majd a saját teljes mátrixát, eszközként használhatja projektjeinek tervezésekor és megvalósításakor is. 

Várunk mindenkit a közös gondolkodásra! Ha kérdésetek van, itt értek el bennünket: info@muzeumod.hu  (Izabella) vagy agnes@kulturalisertekeles.hu (Ági)

Izabella és Ágnes